Wraz ze wzrostem popularności nowych form komunikacji zdalnej – do czego przyczyniła się również epidemia koronawirusa – zwiększył się również wachlarz sytuacji, w których popularne komunikatory, wiadomości e-mailowe czy SMS-owe zastępują tradycyjną formę kontaktu i załatwiania spraw. Nie jest więc zaskoczeniem, że w obecnej sytuacji dużo częściej niż kiedyś możemy się spotkać z zawieraniem umów w „formie elektronicznej”. Stwarza to nowe możliwości, ale równocześnie też rodzi pewne wątpliwości, a czasem problemy. Czy więc na pewno wiemy czym jest umowa w „formie elektronicznej”? Czy takie sformułowanie funkcjonuje w naszym prawodawstwie oraz najważniejsze – czy możemy być pewni, że umowa zawarta np. w przesłanej wiadomości mailowej jest ważna?
Umówiłeś się z kimś na Messengerze, WhatsAppie czy na Facebooku? Zeskanowałeś podpisaną umowę i w takiej formie przesłałeś w mailu? A może porozumieliście się SMS-em? Ten artykuł pomoże Ci się dowiedzieć najpierw czy taka umowa jest ważna, a jeśli tak, to jaką przybierze formę!
Forma elektroniczna, forma dokumentowa czy może zwykła forma pisemna
Wszystkie te trzy formy nie są bynajmniej wymyślone przez autora tego artykułu – są one wprost zaczerpnięte z Kodeksu cywilnego. Przy zawieraniu umów przez komunikatory, wiadomości e-mailowe czy SMS-owe, powinniśmy wiedzieć, iż wbrew temu, co by mogło się powszechnie wydawać, umowa taka nie będzie „umową w formie elektronicznej”. Kodeks cywilny przewiduje bowiem dla umów zwykłą formę pisemną (art. 78 KC), formę elektroniczną (art. 781 KC) oraz formę dokumentową (art. 772 KC), przy czym do zachowania formy elektronicznej w rozumieniu przepisów, konieczne jest opatrzenie takiej umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jaką formę przyjmie zatem umowa, którą dzisiaj bierzemy pod lupę?
Forma dokumentowa – czym jest?
Jak stanowi art. 772 KC, „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie tożsamości osoby składającej oświadczenie”. Pytanie jakie nam się powinno naturalnie nasunąć brzmi: „Czym jest zatem dokument?”. Również tutaj przychodzi z pomocą Kodeks cywilny, którego następny artykuł wyjaśnia, iż „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią„ (art. 773 KC). A czym jest taki nośnik? Trzeba przyznać, że przepis ten należy do kategorii „wyprzedzających czas”, gdyż jest on odpowiedzią na bardzo szybko rozwijające się technologie oraz pojawianie się coraz to nowszych i zaskakujących rozwiązań, czego w XXI wieku jesteśmy świadkami niemal na co dzień. Dlatego też definicja takiego nośnika jest bardzo płynna. Może być to zarówno papier, jak też plik dźwiękowy, film, zdjęcie, a także inne, być może nawet jeszcze nie wynalezione nośniki. Stale niezbędnym elementem pozostaje jednak, aby możliwe było zapoznanie się z treścią takiego nośnika oraz ustalenie na tej podstawie tożsamości osoby składającej oświadczenie.
Reasumując forma dokumentowa jest mniej sformalizowana niż forma pisemna, co przejawia się przede wszystkim w braku wymogu złożenia własnoręcznego podpisu.
O czym nie należy zapomnieć? Elementy konieczne i wskazówki.
Nawet nagranie głosowe, potraktowane jako umowa, powinno zawierać elementy charakterystyczne dla każdej umowy. A zatem w jakiejkolwiek formie umowa nie zostałaby zawarta, powinna ona zawierać przede wszystkim wyraźne oświadczenie woli strony umowy. Dokument powinien również umożliwić rozpoznanie tożsamości osoby składającej to oświadczenie woli. Zgodnie z naszymi wyobrażeniami, będzie to zarówno imię i nazwisko, jak też odpowiednie zdjęcie, nagranie, w którym strona umowy się przedstawia. Warto jednak w tym miejscu zadbać o swoje bezpieczeństwo i zawrzeć umowę w taki sposób, aby posiadać jak najwięcej istotnych informacji, które mogą być dla nas bardzo cenne w przypadku niewywiązywania się drugiej strony z umowy. A jest to np.: adres zamieszkania lub siedziby, PESEL, nr NIP, nr KRS, nr telefonu itp. Ważne też abyśmy upewnili się przed zawarciem umowy, że dane, które podaje nam kontrahent, są prawdziwe.
Kiedy taka umowa nie będzie ważna?
W niektórych przypadkach przepisy wymagają – dla ważności danej umowy – zachowania szczególnej formy jej zawarcia np. sprzedaż nieruchomości wymaga zawarcia umowy w formie aktu notarialnego (art. 158 KC), umowa leasingu wymaga zachowania formy pisemnej (art. 7092 KC), a umowa zbycia udziałów w kapitale zakładowym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym (art. 180 § 1 KSH). W takich przypadkach umowa zawarta przez e-mail czy tez przez komunikator – będzie bezwzględnie nieważna.
Podsumowanie
Analiza przepisów Kodeksu cywilnego prowadzi więc do wniosku, że nawet umowa, która została zawarta w wiadomości na portalu Instagram, jako umowa zawarta w formie dokumentowej, będzie jak najbardziej ważna, jeśli tylko spełni określone warunki. Dla własnego dobra należy jednak pamiętać o tym, żeby zawsze stosować pewne zasady bezpieczeństwa i ograniczonego zaufania. I pamiętajmy – podpisana na papierze umowa – następnie zeskanowana i w ten sposób wysłana do innego kontrahenta – nie będzie stanowić ani zwykłej formy pisemnej, ani tym bardziej formy elektronicznej – będzie to ważna i wiążąca umowa zawarta w formie dokumentowej.
Biblilografia:
- Sadomski [w:] Kodeks cywilny. Komentarz. Tom I. Część ogólna, cz. 2 (art. 56–125), red. J. Gudowski, Warszawa 2021, art. 77(3).
- J. Kocot, Dalsza modernizacja kodeksowej regulacji formy pisemnej czynności prawnej, PPH 2016, nr 10, s. 5-16.